Excel là công cụ nổi tiếng nhất được người dùng sử dụng để tính toán và thống kê số liệu hiện nay. Tuy nhiên, nhiều bạn vẫn còn bỡ ngỡ khi thao tác với công cụ này. Hãy cùng tìm hiểu một số bước cơ bản khi sử dụng công cụ Excel và trước hết là cách lưu file excel trên máy tính nhé!
Table of Contents
Cách lưu file Excel với Save và Save as
Trong excel có 2 cách lưu file excel nhanh đó là Save và Save as. Dưới đây là hai phương pháp tiết kiệm thời gian mà bạn cần biết.
Save
Bước 1: Nhấp vào biểu tượng Save ở góc trên cùng bên trái của Thanh công cụ.
Bước 2: Nếu đây là lần đầu tiên bạn lưu trang tính Excel, hộp thoại Save sẽ được hiển thị dưới dạng xem Backstage.
Bước 3: Chọn nơi lưu file và đặt tên. Nếu bạn muốn lưu tệp vào máy tính của mình, hãy nhấp vào This PC/ Computer > Sau đó nhấn nút Browse để tìm nơi lưu file.
Bước 4: Khi hộp thoại Save as xuất hiện, bạn đặt tên cho file > Sau đó nhấn vào nút Save.
Save as
Khi file Excel của bạn đã được lưu, nếu như bạn muốn tạo nhiều bản sao hơn cho file của mình. Lúc này, bạn hãy sử dụng lệnh Save as nhé.
Để thực hiện lệnh này, hãy làm như sau:
Bước 1: Click vào tab File trên thanh công cụ.
Bước 2: Tiến hành đặt tên mới và chọn nơi lưu giống như lệnh Save ở trên.
Cách lưu file excel với OneDrive
Từ phiên bản 2016 trở lên Excel cung cấp thêm cho người dùng một phương pháp lưu file khác đó là lưu trên đám mây (cloud) bằng OneDrive. Người dùng sẽ có thêm sự lựa chọn mới thay vì chỉ mỗi cách lưu file Excel trên máy tính cá nhân của mình.
Bên cạnh việc sử dụng điện toán đám mây, người dùng còn có thể chia sẻ hoặc xuất trực tiếp file trên với người khác thông qua công cụ Excel nếu sử dụng nút lệnh OneDrive.
Nếu sử dụng Excel từ phiên bản 2019 trở đi, bạn sẽ nhận được gợi ý sử dụng OneDrive cho trang tính của mình. Trước tiên, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản Microsoft vào OneDrive để được nhận đề xuất này.
Nếu chưa đăng nhập, hãy nhìn lên phía bên phải trên cùng của thanh công cụ, cạnh các nút đóng tab, thu nhỏ,…sẽ thấy nút Login; nhấp vào và đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn. Lúc này, bạn có thể sử dụng phím tắt để lưu vào OneDrive.
Tự động lưu bằng tính năng Auto Recovery
Đây là một tính năng đáng giá cho những ai thường xuyên quên lưu file excel của mình. Lúc này file excel mà bạn đang thao tác sẽ được tự động được lưu ở một thư mục khác nếu bạn chưa thực hiện các bước Save như trên.
Ví dụ: khi bạn quên lưu các thay đổi của mình hoặc máy tính/excel của mình gặp phải lỗi. Bạn có thể tìm và lấy lại được các trang tính đang thao tác bằng tính năng Auto Recovery.
Cách bật tính năng Auto Recovery:
Bước 1: Đầu tiên các bạn cần truy cập vào tab File trên thanh công cụ.
Bước 2: Trong menu File, kéo xuống chọn vào Options.
Bước 3: Trong hộp thoại Options được hiện ra, chọn nút tab Save ở cột bên trái.
Bước 4:Chọn vào Save AutoRecover information every… để tự động lưu file.
Lưu ý: Theo mặc định, tính năng này sẽ tự động lưu sau mỗi 10 phút; bạn có thể thay đổi nó tại Save AutoRecover information every…
Cách lưu file excel dưới dạng PDF
Tệp excel sẽ được lưu mặc định dưới dạng file .xlsx. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn cần lưu file excel trên dưới dạng file pdf để đảm bảo mọi người đều có thể truy cập được.
Khi lưu file dưới dạng PDF, các bạn không cần cài ứng dụng excel trên máy tính, điện thoại mà vẫn mở được. Nó cũng đảm bảo rằng tất cả mọi người đều có thể truy cập file của bạn một cách dễ dàng. Tuy nhiên, họ không thể chỉnh sửa được; điều này đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được toàn vẹn.
Để lưu tệp dưới dạng tệp PDF hãy thực hiện như sau:
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập vào tab File ở trên thanh công cụ.
Bước 2: Nhấn chọn vào hộp thoại Export, sau đó chọn vào Create PDF/XPS Documents.
Bước 3: Chọn vị trí lưu và đặt tên cho file.
Như vậy, bài viết này đã hướng dẫn bạn các cách lưu file Excel cực kỳ đơn giản. Bạn có thể lưu file theo nhiều cách khác nhau tùy vào mục đích sử dụng của mình. Hy vọng bài viết trên sẽ hữu ích với các bạn trong quá trình làm việc với Excel. Chúc các bạn thành công!
