Trong khi trình bày và soạn thảo văn bản Word, bạn rất muốn thêm các dẫn chứng như thư từ,... Nếu bạn không biết làm như thế nào thì xem ngay cách trộn thư trong Word của chúng tôi.
Cách trộn thư trong Word là một thủ thuật khá hữu ích cho người dùng nhưng lại không được nhiều người biết đến. Cùng tìm hiểu về thủ thuật này trong bài chia sẻ sau đây.
Trộn thư trong Word là gì?
Trộn thư trong Word là một tính năng nâng cao của Microsoft. Với cách trộn thư trong Word này sẽ giúp bạn chèn thêm các tệp như thư mời, thư cảm ơn,... vào đoạn văn bản để người đọc dễ hình dung và cảm thấy được trân trọng hơn.
Hướng dẫn cách trộn thư trong Word chi tiết
Trong các phiên bản như Word 2007 hay Word 2010, Word 2013, Word 2019, cách trộn thư trong Word đều giống nhau. Cùng mình đi tìm hiểu các bước cụ thể theo cách trộn thư trong Word 2019.
Bước 1: Mở công cụ trộn thư trong Word - Mail Merge
Trên thanh công cụ trong Word bạn vào tab Mailings.
Sau đó chọn Start Mail Merge Tiếp theo chọn Mail Merge Wizard.
Bước 2: Cửa sổ Mail Merge
- Chọn mục Letter -> Tiếp theo chọn Starting document.
- Chọn mục Use the current document -> Tiếp theo chọn Select Recipients.
- Chọn mục Type a new list -> Tiếp theo chọn Write your letter.
Bước 3: Cửa sổ New Address
Xuất hiện cửa sổ New Address list -> Tiếp theo bạn chọn Customize Columns.
Bước 4: Tùy chỉnh các thông số trên New Address
Trong cửa sổ New Address trong Word 2019 có một số các thông số sau mà bạn có thể điều chỉnh:
- Add: Thêm trường.
- Delete: Xóa các trường có sẵn.
- Rename: Đổi tên trường có sẵn.
Khi hoàn tất các bước trên thì bạn chọn OK.
Bước 5: Điền các thông tin vào các trường
Sau khi đã có sẵn các khung cần thiết, bạn điền các thông tin vào bảng
Dưới đây là ví dụ minh họa:
- New Entry: Thêm dòng mới.
- Delete Entry: Xóa dòng.
- Find: Tìm kiếm.
Sau khi hoàn thành thì chọn OK.
Bước 6: Cửa sổ Save Address List
Cửa sổ Save Address List hiện ra -> Bạn cần đặt tên cho tệp tin này và chọn Save.
Bước 7: Tạo khung Mail Merge Recipients
Sau đó, tạo khung Mail Merge Recipients. Bạn có thể sửa đổi các thông tin trường sau:
- Sort: Sắp xếp lại các dữ liệu khách mời theo trường cụ thể, tùy theo các trường hợp.
- Filter: Lọc các khách hàng đạt tiêu chuẩn theo tiêu chí cụ thể với danh sách dài.
- Find duplicates: Tìm những dữ liệu trùng nhau để xóa đi. Tránh trùng lặp khách hàng
- Validate address: Xác nhận địa chỉ.
Bạn chọn OK.
Bước 8: Cửa sổ Mail Merge trở lại
Bạn chọn Use an existing list -> Tiếp theo chọn: Write your letter.
Chọn More items.
Bước 9: Insert Merge Field
Bảng Insert Merge Field xuất hiện -> Sau đó bạn chọn Database Fields.
Chọn vào trường đã thiết kế -> Chọn mục Insert tại các vị trí -> Chọn mục tiếp theo: Preview your letters.
Bước 10: Chèn thông tin các trường vào văn bản
Với ví dụ bên dưới. Sau khi đã chèn đầy đủ các trường -> Chọn mục : Complete the merge.
Bước 11: Hoàn thành
Trên thanh công cụ của Word, bạn vào tab Mailings.
Tại mục Finish & Merge -> Chọn mục Edit Individual Documents.
Xuất hiện khung cửa sổ Merge to New Document -> All -> OK.
Trên đây là bài viết về cách trộn thư trong Word. Hy vọng với sự hướng dẫn chi tiết trên đây của chúng tôi, mong bạn sẽ thực hành tốt và hoàn thành tốt bài viết của mình. Nếu có bất kỳ băn khoăn hay thắc mắc về các bước trên, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua nút Chat trên website.
>>>> Tham khảo thêm các chủ đề hay:
