Bạn đang có một chuỗi dữ liệu và muốn tách chúng thành các cột riêng biệt nhưng chưa biết đến biết cách như thế nào? Đừng lo lắng, trong bài viết này tôi sẽ hướng dẫn bạn một số cách tách cột trong Excel cực kỳ đơn giản và hiệu quả; cùng tìm hiểu nhé!
Table of Contents
Khi nào cần tách cột, lợi ích của việc tách cột trong Excel
Đôi khi trong quá trình làm việc và sử dụng các công cụ của Microsoft như Word hay Excel, bạn sẽ gặp trường hợp phải chia cột ra thành nhiều phần do dữ liệu quá dài hoặc dữ liệu có các tiêu đề khác nhau nhưng chỉ hiển thị tại cùng 1 ô duy nhất.
Công việc của bạn là chuyển đổi tất cả dữ liệu đó thành các cột riêng lẻ với từng tiêu đề khác nhau và việc tách chúng theo cách thủ công sẽ cực kỳ tốn thời gian và công sức. Vì vậy bài viết này sẽ giúp bạn các cách tách cột trong Excel cực kỳ nhanh chóng.
Cách tách cột trong Excel theo dấu phân tách
Đây là cách sẽ hướng dẫn các bạn giải quyết trường hợp các dữ liệu được ngăn cách với nhau bởi các dấu câu hoặc các loại dấu phân tách khác nhau.
- Ưu điểm: Nhanh và dễ dàng thao tác, có thể tách cột trực tiếp trong khi các bạn đang nhập dữ liệu.
- Nhược điểm: Không có quá nhiều sự lựa chọn để tách các cột.
Hướng dẫn thực hiện nhanh
Mở file Excel mà các bạn cần chia cột > Bôi đen vùng dữ liệu cần tách> Chọn vào tab Data > Chọn Text to columns > Tại cửa sổ Convert Text to Columns Wizard hiện ra> Tích chọn vào ô Delimited > Nhấn tiếp tục vào Next > Chọn điều kiện, kiểu dữ liệu muốn tách trong hộp thoại Delimiters > Sau đó nhấn vào Next > Nhấn vào Finish để hoàn thành công đoạn tách cột trong Excel.
Hướng dẫn chi tiết từng bước
Dưới đây sẽ là ví dụ về một trường hợp cần tách các trường dữ liệu ra khỏi nhau khi chúng được phân cách bằng dấu gạch ngang "-".
Bước 1: Đầu tiên, các bạn cần bôi đen vùng chọn mà các bạn muốn tách dữ liệu ra thành từng cột riêng.
Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn vào tab Data > Chọn tiếp Text to columns.
Bước 3: Tại cửa sổ Convert Text to Columns Wizard được hiện lên trên màn hình.
Trong đó các bạn có thể thấy:
- Delimited: Tách cột dựa trên các ký tự ngăn cách (dấu câu) giữa 2 các phần dữ liệu khác nhau như dấu gạch ngang, dấu phẩy, khoảng trắng,..
- Fixed width: Tách cột theo chiều rộng của trường dữ liệu.
Bước 4: Các bạn tích vào ô Delimited > Tiếp tục chọn Next.
Bước 5: Tại hộp thoại Delimiters, các bạn lựa chọn điều kiện để tách.
Sau khi chọn điều kiện, các bạn có thể xem trước định dạng được hiển thị dưới phần Data Preview.
Trong đó bạn có thể thấy:
- Tab: Dữ liệu sẽ được phân tách bởi một khoảng trắng lớn.
- Semicolon: Dữ liệu sẽ được phân tách với nhau bằng dấu chấm phẩy.
- Comma: Dữ liệu được phân tách với nhau bằng dấu phẩy.
- Space: Dữ liệu được phân tách với nhau bằng khoảng trắng (Space).
- Other: Dữ liệu được phân tách với nhau bằng một ký tự mà bạn bạn tự tùy chỉnh trong bảng tính.
Trong ví dụ dưới đây, mình sẽ chọn vào Other, sau đó điền vào dấu gạch ngang "-" vào để phân tách các trường dữ liệu với nhau.
Bước 6: Chọn định dạng cột tại Column data format, vị trí cột sẽ xuất hiện ở phần Destination.
Trong đó bạn có thể thấy:
- General: Không định dạng.
- Text: Định dạng kiểu văn bản.
- Date: Định dạng kiểu ngày tháng.
- Do not import column (Skip): không được hiển thị cột mà bạn chọn.
Ở đây mình sẽ tích chọn vào General với Destination là ô C4.
Bước 7: Nhấn Finish để tách cột trong Excel.
Cách tách cột trong Excel bằng nhiều hàm khác nhau
Bạn cũng có thể dùng hàm để tách các cột như ví dụ tách cột Họ và Tên dưới đây.
Tại ô D4, các bạn nhập vào hàm như sau:
=RIGHT(B4,LEN(B4)-FIND("@",SUBSTITUTE(B4," ","@",LEN(B4)-LEN(SUBSTITUTE(B4," ","")))))
- Hàm RIGHT này dùng để cắt chuỗi từ phải qua.
- Hàm LEN được dùng để lấy độ dài của chuỗi.
- Hàm SUBSTITUTE được dùng để thay thế các văn bản cụ thể trong chuỗi văn bản trên.
Sau đó, các bạn kéo chuột đến góc dưới bên phải của ô được chọn B4 (hình vuông nhỏ này được gọi là Fill handle). Giữ và kéo Fill handle đến hết ô B15.
Để lấy được họ và tên đệm, tại ô C4, bạn nhập hàm như sau:
=LEFT(B4,LEN(B4)-LEN(D4))
- Hàm LEFT được dùng để cắt chuỗi từ bên trái qua.
- Hàm LEN được dùng để lấy độ dài của chuỗi.
Sau đó, các bạn cũng dùng Fill handle để sao chép công thức đến các ô phía bên dưới.
Và đó là các cách tách cột trong Excel cực đơn giản mà các bạn nên biết. Hãy tham khảo và làm theo nhé hướng dẫn trên nhé, nếu có thắc mắc gì về cách làm, các bạn hãy có thể lại bình luận bên dưới. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích và chúc các bạn thành công!
Các kiến thức về Excel liên quan:
