Khi làm việc với Excel, đôi khi dữ liệu của file sẽ quá lớn khiến người xem khó nhận biết một cách cụ thể. Bạn có thể khắc phục điều này bằng cách định dạng ô dữ liệu bằng chức năng Conditional Formatting trong Excel. Vậy bạn đã biết cách sử dụng Conditional Formatting trong Excel (Định dạng có điều kiện) chưa? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu về cách thực hiện nhé!
Table of Contents
Tìm hiểu Conditional Formatting trong Excel là gì?
Conditional Formatting trong Excel (Định dạng có điều kiện) là công cụ dùng để làm nổi bật giá trị trong ô giúp người xem nhận biết dữ liệu tại bảng một cách nhanh chóng bằng việc thay đổi màu sắc, biểu tượng, thanh dữ liệu, thang màu của ô theo các quy tắc định dạng có điều kiện.
Tìm hiểu chi tiết về các Conditional Formatting có sẵn
Định dạng có điều kiện thường được sử dụng phổ biến với các quy tắc như áp dụng định dạng màu cho các ô, các tiêu chí đáp ứng được điều kiện cụ thể. Chúng là loại Conditional Formatting cơ bản nhất và cung cấp cho bạn nhiều hàm có sẵn để bạn lựa chọn áp dụng vào bảng tính của mình.
Highlight Cells Rules
Định dạng ô của bạn theo giá trị trong ô thỏa mãn điều kiện có sẵn hoặc do bạn thiết lập.
Một số cài đặt khả dụng có chức năng sau:
- Greater Than: Định dạng các ô có giá trị lớn hơn giá trị bạn đã nhập.
- Less Than: Định dạng các ô có giá trị nhỏ hơn giá trị bạn nhập.
- Between: Định dạng các giá trị trong phạm vi bạn nhập.
- Equal To: Định dạng các ô có chứa giá trị bạn nhập.
- Text That Contains: Ô chứa văn bản bạn đã chọn sẽ được định dạng.
- A Date Occurring: Định dạng ô chứa thời gian mà bạn đã đặt.
- Duplicate Values: Định dạng ô có các giá trị bị trùng lặp.
Ví dụ: Bôi đen ô có giá trị lớn hơn 7 trong cột Toán.
Bước 1: Bôi đen để chọn các giá trị ở cột Toán.
Bước 2: Chọn vào Conditional Formatting trong tab Home trên thanh công cụ > Chọn tiếp Highlight Cells Rules > Chọn Greater than…
Bước 3: Nhập 7 vào ô > Nhấn OK.
Top / Bottom Rules
Định dạng các giá trị trong ô theo thứ hạng của một vùng dữ liệu mà bạn chọn.
Các ô trong bảng sẽ được định dạng dựa trên các chức năng dưới đây:
- Top 10 Items: Định dạng 10 ô/ items có chứa giá trị lớn nhất.
- Top 10%: Định dạng 10% ô/items có chứa giá trị lớn nhất.
- Bottom 10 Items: Định dạng 10 ô/items có chứa giá trị nhỏ nhất.
- Bottom 10%: Định dạng 10% ô/items có chứa giá trị nhỏ nhất.
- Above Average: Định dạng các ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của dữ liệu mà bạn đã chọn.
- Below Average: Định dạng các ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của trường dữ liệu mà bạn đã chọn.
Ví dụ: Định dạng 2 điểm số có giá trị lớn nhất trong cột Lý.
Bước 1: Quét hoặc bôi đen để chọn các giá trị trong cột Lý.
Bước 2: Chọn vào Conditional Formatting trong tab Home trên thanh công cụ > Chọn Top / Bottom Rules > Chọn Top 10 Items.
Bước 3: Giảm giá trị xuống từ 10 xuống 2 > Sau đó chọn OK.
Data Bar
Có chức năng hiển thị kích thước giá trị trong vùng dữ liệu bạn chọn không?
Ví dụ: Dùng Data Bar để định dạng cột Hóa.
Bước 1: Quét hoặc và bôi đen để chọn giá trị ở cột Hóa.
Bước 2: Chọn vào Conditional Formatting trong tab Home trên thanh công cụ > Chọn Data Bar > Chọn bảng màu tại Gradient Fill.
Color Scales
Có chức năng dùng màu sắc để phân biệt các ô của một dữ liệu nào đó dựa trên giá trị lớn nhỏ trong ô xét đó.
Ví dụ: Phân biệt giá trị lớn, nhỏ ở cột Lý.
Bước 1: Bôi đen để chọn các giá trị ở cột Lý.
Bước 2: Chọn vào Conditional Formatting trong tab Home trên thanh công cụ > Chọn Color Scales > Chọn bảng màu.
Icon Sets
Dùng các ký hiệu để phân biệt các giá trị trong các ô của một vùng dữ liệu.
Ví dụ: Áp dụng chức năng Icon Sets tại cột Hóa.
Bước 1: Bôi đen để chọn các giá trị trong cột Hóa.
Bước 2: Chọn Conditional Formatting trong tab Home trên thanh công cụ > Chọn vào Icon Sets > Chọn nhóm biểu tượng.
Tìm hiểu kiểu định dạng theo điều kiện riêng
Định dạng có điều kiện trong Excel ngoài việc định dạng theo các hàm có sẵn đã giới thiệu ở trên, công cụ còn cho phép bạn đặt quy tắc để định dạng các ô chứa giá trị theo cách thủ công.
Ví dụ: Định dạng các ô trong cột có giá trị lớn hơn 5,8 do bạn chọn.
Bước 1: Quét và chọn các giá trị trong cột.
Bước 2: Chọn vào Conditional Formatting trong tab Home trên thanh công cụ > Chọn tiếp New Rules.
Bước 3: Chọn Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng > Nhập công thức =A4 > 6,8 > Chọn vào Format.
Bước 4: Chọn màu tại hộp thoại Fill in the Format Cells hiện ra trên màn hình> Nhấn chọn vào OK.
Bước 5: Nhấn OK để hoàn tất.
Trên đây là các cách sử dụng công cụ Conditional Formatting trong Excel cũng như giới thiệu một số chức năng cơ bản của nó. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn trong quá trình làm việc và thao tác với Excel. Chúc các bạn thành công!
Các công cụ hữu ích trong Excel khác
