Drop List hay còn gọi là danh sách thả xuống là một trong những tính năng phổ biến nhất của phần mềm Excel được nhiều người sử dụng. Với chức năng trên, Excel sẽ giúp bạn nhập liệu đơn giản hơn và tiết kiệm thời gian đáng kể trong quá trình thao tác. Có nhiều cách tạo drop list trong Excel khác nhau, một số cách sẽ dễ thực hiện và số còn lại sẽ hơi khó cho người mới bắt đầu, vì thế mà bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cho các bạn các cách đơn giản nhất để tạo Drop List trong Excel.
Table of Contents
Tìm hiểu về Drop List và lợi ích của nó
Drop list (hay còn được gọi là danh sách thả xuống) là cách tạo danh sách xổ xuống trong một ô được chỉ định (dropdown, combobox). Drop List tiện dụng và được nhiều người dùng Excel sử dụng vì một số lợi thế như sau:
- Tạo danh mục để điền vào ô trống.
- Tạo tên, nghề nghiệp, nơi ở,... phù hợp với địa điểm cần lấy thông tin.
- Có thể thông qua Drop List giúp quản lý nhân sự, kê khai và chấm công.
- Có thể thông qua Drop List giúp quản lý kho bãi.
- Lựa chọn dữ liệu nhanh chóng. Tiết kiệm tối đa thời gian nhập lại dữ liệu vào hệ thống.
- Hạn chế việc viết sai chính tả từ người dùng.
Cách tạo Drop List trong Excel (Danh sách thả xuống)
Có rất nhiều cách để tạo Drop List khác nhau, tuy nhiên sẽ có một vài cách tạo chính như sau.
Cách tạo Drop List khi có dữ liệu trong bảng tính
Bước 1: Chọn vị trí ô cần tạo Drop List trong bảng tính > Chọn vào thẻ Data > Chọn tiếp Data Validation trong Data Tools.
Bước 2: Chọn tab Settings > Dưới phần Allow, chọn vào List > Vào Sources > Chọn từ dữ liệu có sẵn đã tạo trong bảng tính > Nhấn OK để tạo Drop List trong Excel.
Lưu ý: Bạn cũng có thể lấy dữ liệu từ Sheet khác bằng cách click vào Sheet đó và chọn vùng dữ liệu đã tạo.
Cách tạo Drop List bằng cách nhập thủ công
Bước 1: Chọn ô cần tạo Drop List > Chọn vào tab Data > Chọn Data Validation.
Bước 2: Chọn tab Settings > Tại phần Allow chọn List > Vào Sources > Nhập tên các thành phần cần tạo list > Nhấn OK để tạo Drop List trong Excel.
Cách tạo Drop List phụ thuộc và list khác
Bước 1: Đặt tên vùng dữ liệu muốn tạo Drop List như sau:
Bôi đen dãy các ô Vị trí > Chuyển đến tab Formulas > Chọn vào Define Name.
Bước 2: Trong hộp thoại hiện ra, nhập tên cho vùng dữ liệu > Nhấn OK.
Lưu ý: Tên vùng dữ liệu cần phải được đặt giống với tiêu đề của cột của dữ liệu và không có khoảng trắng bên trong.
Ví dụ: Điền vùng chọn từ E3 đến E14: Đặt tên là Vị_Trí.
Bước 3: Chọn vị trí ô để tạo Drop List > Chọn tab Data > Nhấn chọn vào Data Validation > Lúc này một hộp thoại mới sẽ hiện ra, chọn vào tab Settings > Đến phần Allow, chọn List > Ở phần Source, nhập công thức sau: =INDIRECT(SUBSTITUTE) (E16,” ”,””)) > Nhấn tiếp tục OK.
Giải thích chức năng:
- SUBSTITUTE(E16,” “,””): Lấy dữ liệu tại ô E16, sau đó bỏ khoảng trắng ở giữa để khớp với tên bạn đã đặt ở bước 2.
- Hàm INDIRECT: Hàm này sẽ đóng vai trò gián tiếp trong việc lấy các dải ô chứa Vị trí có ở trên phù hợp với Vị trí được nhập trong bảng bên dưới.
Cách xóa Danh sách thả xuống
Chọn vị trí ô đã tạo Drop List > Chọn vào tab Data > Chọn tiếp vào Data Validation > Chọn Clear All > Bấm OK.
Một số điều bạn cần lưu ý khi tạo Drop List trong Excel:
- Sau khi tạo Drop List, hãy mở Danh sách thả xuống bằng cách nhấp vào ô đã tạo Danh sách để đảm bảo rằng tất cả các mục bạn đã nhập được hiển thị đầy đủ.
- Khi nhập các mục cho Danh sách, bạn cần nhập thứ tự mà bạn muốn dữ liệu xuất hiện trong menu thả xuống.
- Khi sao chép, trong phần Source, các ô và phạm vi đều phải được cố định sao cho khi di chuyển sang ô khác thì ô và dãy không bị thay đổi.
Trên đây là cách tạo Drop List trong Excel cùng với ví dụ chi tiết, hy vọng bài viết này cung cấp cho các bạn những thông tin cần thiết trong quá trình thao tác và làm việc với Excel của mình. Cảm ơn các bạn đã theo dõi, chúc các bạn thành công!
Tham khảo các bài viết chất lượng khác:
Tham khảo các chủ đề liên quan:
- Cách tạo bộ lọc trong excel
- Cách tạo drop list trong excel
- Cách chèn file pdf vào excel
- Các hàm excel thông dụng
