Định dạng có điều kiện (tiếng anh là Conditional Formatting) đây là một công cụ có thể thay đổi “diện mạo” của một ô dựa trên giá trị của nó. Việc định dạng này giúp người xem xác định dữ liệu quan trọng một cách nhanh chóng hơn. Bạn hoàn toàn thêm được màu sắc, icon, thang màu, thanh dữ liệu vào ô bằng cách tạo ra các quy tắc định dạng có điều kiện trong excel.
Các ví dụ trong bài viết này được thực hiện trên máy tính hệ điều hành Window, phiên bản excel 2016. Các bạn hoàn toàn thực hiện điều này trên phiên bản excel khác như 2007, 2010, 2019,...với các thao tác tương tự.
Table of Contents
Các cách định dạng có điều kiện trong Excel
Việc định dạng trong excel có điều kiện khác với sao chép quy tắc. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết đều này. Hôm nay, mình sẽ giới thiệu đến bạn các cách sử dụng định dạng điều kiện không nên bỏ qua nếu bạn muốn thao tác nhanh hơn với Excel.
- Sử dụng để đánh dấu các giá trị trùng lặp bằng màu đỏ
- Sử dụng các quy tắc Top/Bottom Rules giúp làm nổi bật lên 3 sản phẩm hàng đầu
- Sử dụng Data Bars để tạo Progress Bars (hay còn gọi là thanh tiến trình)
- Sử dụng Color Scales tạo ra bản đồ nhiệt
- Sử dụng Icon Sets xác định dữ liệu bị thiếu trong Timesheet
- Sử dụng để xóa có quy tắc
- Xóa định dạng các ô có chứa định dạng có điều kiện
- Xóa ô chứa định dạng có điều kiện
- Xóa ô với nhiều quy tắc trong cùng một trang tính Excel
Trên đây là tổng quát các cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel. Hãy cùng mình tìm hiểu chi tiết hơn về 3 cách định dạng có điều kiện đơn giản và hay được sử dụng nhiều nhất nhé!
Đánh dấu các giá trị trùng lặp bằng màu đỏ
Định dạng có điều kiện được sử dụng để làm nổi bật các giá trị trùng lặp, dễ dạng xác định và sửa lỗi dữ liệu trong Excel. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Lựa chọn các ô để định dạng. Ví dụ này các ô được lựa chọn từ A2 đến A8.
Bước 2: Chọn thẻ Home => Conditional Formatting.
Bước 3: Click vào Highlight Cells Rules => Chọn Duplicate Values.
Bước 4: Trong ô Value with chọn các định dạng mong muốn.
Bước 5: Click OK. Bạn hoàn toàn chọn các màu ô khác từ danh sách thả xuống bên cạnh danh sách mặc định này.
Sử dụng quy tắc Top/Bottom Rules định dạng có điều kiện để làm nổi bật 3 sản phẩm hàng đầu
Để sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel với tùy chọn Top/Bottom Rules bạn dễ dàng đánh dấu 3 mục hàng đầu trong danh sách. Đây là cách nhiều nhà bán xác định được nhanh chóng 3 sản phẩm hàng đầu tạo ra doanh số bán hàng nhiều nhất trong cửa hàng. Với cách này bạn tạo ra được một quy tắc hàng đầu trong định dạng có điều kiện ở Excel.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Lựa chọn các ô để định dạng từ B2:B6
Bước 2: Vào thẻ Home => Chọn Conditional Formatting.
Bước 3: Click vào Top/Bottom Rules => Top 10 Items…
Bước 4: Mặc định 10 mục nhưng bạn có thể nhập số 3 hoặc sử dụng nút thêm hoặc bớt.
Bước 5: Bạn hoàn toàn chọn các màu ô khác từ danh sách thả xuống bên cạnh danh sách mặc định này.
Sử dụng Data Bars để tạo Progress Bars (thanh tiến trình)
Data Bars trong Excel được sử dụng để thao tác dữ liệu bằng đồ thị bên trong một ô. Với Data Bars thanh dài nhất thể hiện giá trị cao nhất, thanh ngắn nhất thể hiện giá trị nhỏ nhất. Công cụ này giúp người dùng phát hiện số lượng lớn, nhỏ trong bảng tính dễ dàng hơn.
Ví dụ: Về tiến trình của dự án.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Lựa chọn các ô cần định dạng từ B2:B6.
Bước 2: Tại thẻ Home => Chọn Conditional Formatting.
Bước 3: Click Data Bars => Chọn Blue Data Bar.
Bước 4: Nhấn Ok. Hoặc bạn cũng có thể chọn các thanh màu sắc khác nếu muốn.
Bài viết này chứa lượng kiến thức chi tiết giúp bạn phát triển kỹ năng định dạng có điều kiện trong Excel với các cách đơn giản, thông dụng nhất. Bạn hoàn toàn được chia sẻ bài viết này tới những người bạn của mình không giới hạn. Hãy theo dõi mình để thao tác thêm các cách định dạng có điều kiện còn lại cùng những kiến thức tiềm năng trong Excel phục vụ cho công việc hàng ngày nhé!
Tham khảo các hàm hữu ích khác:
