Word là một phần mềm cơ bản dùng để soạn thảo và lưu trữ văn bản. Thường thì các file word có dung lượng khá nhỏ, tuy nhiên cũng có nhiều trường hợp file lớn khiến người sử dụng gặp khó khăn trong quá trình quản lý và lưu trữ. Lúc này, chúng ta cần nén file Word lại với dung lượng nhỏ hơn.
Đây là một trong những thao tác được xem là cơ bản trong soạn thảo văn bản. Nó hỗ trợ người sử dụng lưu trữ và quản lý các tệp của mình dễ dàng hơn. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Table of Contents
Nguyên nhân khiến dung lượng file Word của bạn lớn
Có khá nhiều nguyên nhân khiến cho bạn đọc phải để ý nhiều đến tổng dung lượng file Word của mình. Dung lượng lớn thường sẽ khiến các tệp khó mà quản lý cũng như thao tác truyền file sẽ gặp khó khăn.
Dưới đây là một vài nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên:
- Nếu trong file của bạn có chèn hình ảnh thì có thể nó sở hữu dung lượng lớn khiến tổng file bị nặng. Những tấm ảnh gif, ảnh có độ nét cao thường mang dung lượng vô cùng lớn.
- Việc bạn chèn quá nhiều hình ảnh ở trong file Word cũng có thể khiến cho tổng dung lượng file tăng lên rất nhiều.
- File Word của bạn chứa quá nhiều dữ liệu chưa được tối ưu hóa khiến nó trở nên quá nặng.
Phương pháp nén file Word đơn giản, hiệu quả
Với những trường hợp trên, chúng ta luôn cần những phương pháp khắc phục để quản lý file word dễ dàng hơn. Bạn đọc có thể quản lý theo các bước như sau:
Bước 1: Tìm kiếm và lựa chọn file Word mà bạn cần nén sau đó nhấp chuột phải rồi chọn phần Thêm vào tập tin nén…
Ở trong bước này, bạn không chỉ nén được 1 file mà có thể nén được một lúc rất nhiều file. Đặc biệt, các file có dung lượng lớn hoặc có nội dung liên quan đến nhau thì nên được nén vào một khu vực để dễ dàng kiểm soát và sử dụng hơn.
Bước 2: Sử dụng các định dạng RAR, RAR5 hoặc ZIP để nén.
Ở thao tác này, bạn có thể đặt mật khẩu cho file nén của mình để khiến thông tin trở nên riêng tư và được bảo mật kỹ càng hơn. Click vào Đặt mật khẩu, nhập mật khẩu muốn đặt và sau đó chọn đồng ý. Hãy nhớ rằng, thông tin ở ô Nhập mật khẩu và ô Nhập lại mật khẩu phải là giống nhau.
Bước 3: Nhấn OK
Đến bước này, thao tác nén file Word của bạn đã hoàn thành. Giờ đây, các file sẽ được quản lý dễ dàng hơn.
Trong bài viết trên, chúng ta vừa đi qua những kiến thức cơ bản về nguyên nhân và phương pháp nén file Word. Đây là một trong những thao tác tin học văn phòng cơ bản mà bất cứ ai làm những công việc liên quan đến vấn đề này cũng đều nên biết. Mong rằng với những thông tin trên, bạn đọc sẽ có thêm được sự giúp đỡ để khiến cho quá trình làm việc và học tập trở nên dễ dàng hơn. Nếu có thắc mắc gì, hãy liên hệ với chung tôi qua phần mềm chat ngay trên Website để được hỗ trợ nhé!
>>>> Tham khảo sản phẩm:
- Bản quyền Windows 10 Pro
- Key Bản Quyền Microsoft Windows 11
- Bản Quyền Microsoft Office 365 Vĩnh Viễn