Việc lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel bằng các công cụ có sẵn sẽ giúp người dùng nhanh chóng xóa dữ liệu bị trùng lặp trong bảng tính Excel thay vì phải mất công tìm kiếm thủ công cùng một nội dung, rất mất thời gian và không chuyên nghiệp. Vì thế mà trong bài viết dưới đây, tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách lọc dữ liệu trùng trong Excel bằng nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào mức độ trùng lặp dữ liệu, bạn có thể chọn phương pháp thuận tiện nhất để áp dụng cho riêng mình.
Table of Contents
Lọc dữ liệu trùng lặp bằng tính năng Remove Duplicates
Trong Microsoft Excel có một tính năng là Remove Duplicates sẽ giúp các bạn dễ dàng tìm và lọc những dữ liệu trùng lặp trong cùng một sheet, bất kể dữ liệu đó như thế nào.
Bước 1:
- Chọn vùng dữ liệu bạn cần lọc.
- Chuyển đến tab Data trên thanh công cụ.
- Chọn Remove Duplicates.
Bước 2: Lúc này, hộp thoại Remove Duplicates sẽ hiện ra như sau:
- Nếu phạm vi dữ liệu của bạn có hàng đầu tiên là tên cột, các bạn hãy tích chọn vào cho trường My data has headers.
- Nếu bạn muốn chọn dữ liệu trùng lặp trên toàn bộ dữ liệu của mình thì hãy tích chọn vào Select All, còn nếu chỉ muốn chọn một vài cột thì tích chọn vào các cột dữ liệu mà bạn muốn lọc.
Bước 3: Nhấn OK. Lúc này hệ thống sẽ có thông báo về số giá trị trùng đã được xóa và số giá trị duy nhất còn lại nằm trong trường dữ liệu của bạn.
Cách highlight dữ liệu trùng lặp trong Excel
Nếu các bạn không muốn thực hiện việc xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel một cách tự động, các bạn có thể đánh dấu dữ liệu trùng đó để kiểm tra thủ công nhằm tránh việc phải xóa nhầm dữ liệu.
Bước 1: Đầu tiên bạn hãy bôi đen vùng dữ liệu cần tìm kiếm dữ liệu trùng lặp. Sau đó nhấn vào Conditional Formatting, tiếp tục chọn Highlight Cells Rules rồi nhấn vào Duplicate Value.
Bước 2: Lúc này sẽ hiển thị lên một giao diện để bạn thiết lập. Trước hết, chúng ta sẽ chọn đánh dấu dữ liệu trùng lặp hoặc dữ liệu không trùng khớp. Nếu chọn Unique sẽ hiển thị giá trị không trùng lặp với chuỗi dữ liệu mà chúng ta khoanh vùng. Nếu chọn Duplicate sẽ tự động đánh dấu các dữ liệu bị trùng lặp.
Tiếp đến các bạn chọn màu sắc để đánh dấu dữ liệu tại Values with để hiện kết quả.
Lọc dữ liệu bị trùng lặp trong Excel với chức năng Advanced Filter
Bước 1: Các bạn chọn phạm vi ô hoặc cột để lọc các giá trị bị trùng lặp. Sau đó, trong nhóm Data, nhấp vào công cụ Sort & Filter, tiếp tục nhấn chọn vào Advanced.
Bước 2: Lúc này, một giao diện mới sẽ được xuất hiện, các bạn nhấp chọn vào Copy to another location. Tại Copy to, các bạn bấm vào ô tại khu vực vị trí mới để hiển thị giá trị được lọc. Tích chọn vào trường Unique records only và sau đó nhấn vào nút OK.
Bước 3: Sau đó, dữ liệu không trùng lặp sẽ được sao chép vào khu vực vị trí bạn đã chọn.
Lọc dữ liệu Excel trùng lặp bằng công cụ Replace
Với công cụ Replace trong Excel sẽ được sử dụng trong các trường hợp bảng tính nhỏ, có thể thao tác trực tiếp bằng chuột trên bảng tính nên người dùng cần phải cẩn thận và hết sức lưu ý.
Bước 1: Đối với bảng tính muốn lọc dữ liệu trùng, chúng ta nhấn vào ô dữ liệu trùng đầu tiên rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + C trên Windows hoặc Command + C trên Mac để copy từ trùng mà các bạn muốn thay thế.
Bước 2: Tiếp theo, nhấn Ctrl + H trên Windows hoặc Control + H trên Mac để hiển thị công cụ thay thế. Sau đó các bạn dán từ vừa sao chép vào phần Find what.
Bước 3: Nhấp vào Options để mở rộng hộp công cụ tùy chọn; các bạn hãy đánh dấu vào Match Entire Cell Contents. Tiếp tục nhập một giá trị bất kỳ vào ô Replace With rồi nhấn Replace All.
Sau đó, các bạn sẽ thấy một số lượng bản sao được tìm thấy trên màn hình. Tiếp theo đó, nhấn OK để thay thế từ trong bảng Excel.
Bước 4: Để giữ lại một hàng dữ liệu muốn dùng cho việc sử dụng sau này, bạn chỉ cần paste lại văn bản đó là được.
Bước 5: Bây giờ bạn sẽ thấy được tất cả các hàng có dữ liệu trùng lặp bạn cần xóa. Chúng ta nhấn phím Ctrl trên Windows hoặc Command trên Mac rồi click vào từng hàng dữ liệu trùng lặp.
Khi đã chọn được hàng dữ liệu trùng lặp, bạn cần nhấn chuột phải chọn Delete để xóa các dữ liệu đó. Khi đó các hàng dữ liệu trùng trong file sẽ bị xóa đi, các hàng còn lại sẽ tự động thay đổi số thứ tự.
Và trên đây là những cách lọc dữ liệu trùng trong Excel nhanh chóng và hiệu quả mà mình muốn gửi đến các bạn. Hy vọng bài chia sẻ này hữu ích cho các bạn trong quá trình học tập và làm việc. Chúc các bạn thành công!
>>> Xem thêm:
